5 signes démontrant un problème de gestion de devis

1. Vous vous perdez dans vos fichiers Excel

Jongler entre ses mails et ses feuilles de calcul Excel peut s’avérer très chronophage au quotidien : vous pouvez y passer des heures et des heures. Que ce soit pour la création de vos devis ou le suivi des relances client, vous perdez beaucoup de temps à chercher les informations. Sans compter les fois où vous avez purement et simplement perdu les données que vous cherchiez ! 

Souvent, un problème de gestion des devis vient des outils utilisés, et les feuilles de calcul et tableurs sont loin d’être des solutions optimales pour gérer ses devis et sa facturation. 

2. Vous oubliez de relancer vos clients

Autre signe que vous gérez mal vos devis : vous oubliez de relancer les clients après leur avoir envoyé le document. Souvent, c’est parce que vous n’avez pas un aperçu clair et précis de tous les devis réalisés et de leur date d’envoi. Pourtant, les mails et les appels de suivi sont aussi importants que le premier contact dans une relation professionnelle. 

Vous devez garder un œil constant sur tous vos prospects et suivre l’évolution de leur projet afin d’être en mesure de les relancer au bon moment. Dans le cas contraire, vous risquez de perdre de nombreuses opportunités ! Parfois, ce qui fait la différence entre un devis signé ou ignoré réside simplement dans le timing de la relance.

3. Vous ne parvenez pas à faire des prévisions

Parmi les problèmes de gestion des devis, on observe également une difficulté à se projeter dans l’avenir et avoir une idée (même si elle reste approximative) de ses futurs revenus. Pourtant, sans anticiper, il est très compliqué de s’organiser et de planifier précisément les futurs challenges à venir, qu’ils soient professionnels ou financiers. 

Sans vision à long terme, une entreprise de BTP ne peut croître efficacement et prendre des décisions stratégiques pertinentes pour sa croissance. Vous devez avoir une idée claire de votre chiffre d’affaires actuel et futur, et cela passe par un suivi précis de vos créances. C’est ce qui vous permet d’éviter les mauvaises surprises et de visualiser l’état de vos comptes.

4. Vous faites des erreurs dans vos devis

S’il arrive régulièrement que vos devis soient erronés, c’est probablement le signe d’une gestion approximative de votre documentation. Le problème, c’est qu’un devis avec des erreurs peut être rendu caduc par le client, ou bien vous mettre dans l’embarras une fois le chantier commencé (par exemple, s’il y a une différence entre le prix noté sur le devis et le prix réel que vous devriez facturer).

De plus, le devis est un document contractuel, ce qui signifie que vous devez inclure une liste d’informations obligatoires afin qu’il soit légalement conforme. C’est notamment l’une des raisons pour laquelle les logiciels de facturation sont aussi utiles : ils automatisent le process pour insérer la liste des produits ou des services à facturer, leur quantité et le bon taux de TVA à appliquer. Or, un devis bien rédigé, c’est un devis qui signe !

5. Vous n’avez aucune base de données clients

Enfin, dernier signaux d’un problème de gestion des devis, c’est l’absence d’une base de données clients. Il est nécessaire pour votre productivité que vous répertoriiez vos clients grâce à des fiches reprenant leur adresse, SIRET, taux de TVA applicable, modalités de facturation, etc. 

Le logiciel de devis : l’outil idéal pour pallier un problème de gestion des devis

Si vous êtes concerné par l’un ou plusieurs des signes cités ci-dessus, alors vous avez grandement besoin de revoir votre organisation concernant la gestion de vos devis. Rassurez-vous, cette transition est beaucoup plus simple à mettre en place qu’il n’y paraît, notamment grâce aux outils de gestion des devis et factures. En effet, ces logiciels sont simples à prendre en main et offrent de multiples avantages.

Un gain de temps et d’argent précieux

En vous appuyant sur un logiciel de devis, vous pouvez gagner énormément de temps. Vous n’avez plus à consacrer des heures à la création et au traitement des devis : dégagez-vous du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la prospection pour trouver des chantiers ou l’approfondissement des projets de vos clients. 

Grâce à un logiciel de devis, le processus est entièrement raccourci et accéléré. Il est également possible d’envoyer les devis par voie dématérialisée pour limiter les allers/retours de mail. Non seulement vos devis sont créés dans les plus brefs délais, mais vous n’avez plus à intervenir dans le traitement des données, ce qui diminue considérablement les risques d’erreurs.

Des conditions de gestion améliorées

Un logiciel de traitement de devis vous aide à suivre plus efficacement l’avancée de chaque projet : relancez enfin au bon moment grâce à de simples fonctionnalités d’alerte. Avec certains outils, il est aussi possible d’avoir accès à un tableau de bord pour suivre la progression de votre chiffre d’affaires.

L’avantage, c’est également que vous n’avez besoin d’aucune connaissance particulière pour maîtriser ce type de logiciel. Ces innovations technologiques gèrent pour vous les obligations législatives en vigueur, l‘inclusion des mentions obligatoires et la numérotation des factures.

Des données centralisées et sécurisées

Autre fonctionnalité qui vous évite des problèmes de gestion des devis, c’est la centralisation des données des clients. Ces données comprennent les tarifs convenus, les taux de TVA, les conditions de paiement, les informations personnelles de la clientèle, etc. 

En quelques clics, accédez à chaque dossier client dès que vous en avez besoin pour prendre une décision ou vérifier une information. Fini les doublons et les incohérences : recourir à un logiciel de devis permet de regrouper toutes les données des clients sur une base unique, automatisée, accessible et surtout plus performante.

Problème de gestion de devis : ce qu’il faut retenir

Si vous observez un ou plusieurs des 5 signes cités ci-dessous, vous avez tout intérêt à revoir votre organisation et investir dans un logiciel de devis pour automatiser le tout. Cet outil est révolutionnaire pour développer son activité efficacement en concentrant ses efforts sur des actions qui apportent réellement de la valeur. Pour vous accompagner, hemea vous propose des modèles de devis en ligne et l’essai gratuit de notre logiciel de devis et factures spécialement conçu pour les professionnels du bâtiment !