Créer une facture auto-entrepreneur en ligne, mode d’emploi

Comment faire une facture en étant auto-entrepreneur ?

Pour éditer une facture lorsque l’on est auto-entrepreneur, il existe plusieurs moyens : 

• utiliser un facturier, ou un carnet de factures papier ;
• créer une facture à l’aide de logiciels de bureautique courants ;
• employer un logiciel de facturation.

La première méthode donne souvent une image moins sérieuse de votre entreprise à vos clients. Elle comporte également l’inconvénient de vous obliger à veiller au classement et au stockage des factures papier. C’est pourquoi nous évoquons ici les solutions numériques et en ligne. 

Les outils en ligne ont en effet l’immense avantage d’être accessibles de tout endroit disposant d’une connexion internet. Ce qui est bien pratique si vous êtes un artisan qui se déplace beaucoup.

Option 1 : éditeur de texte ou tableur

Éditer une facture avec un éditeur de texte ou un tableur (Word ou Excel, outils de la suite Google, etc.) est rendu plus aisé par l’existence de modèles de facture déjà présents dans ces logiciels ou téléchargeables en ligne. 

Cette option est pratique, mais parfois chronophage. Selon votre appétence pour l’informatique, vous pouvez paramétrer le remplissage automatique de certains champs. 

Option 2 : Logiciel de facturation

Les logiciels de facturation s’avèrent plus ou moins personnalisés et personnalisables. D’une part, vous avez les outils gratuits qui offrent des résultats satisfaisants lorsque les factures éditées présentent peu de complexité. D’autre part, on trouve les offres payantes parfois généralistes, mais qui peuvent aussi être adressées à une catégorie de professionnels en particulier.

5 atouts principaux de cette solution : 

1. Gain de temps
2. Conformité des factures
3. Facilité d’envoi des documents
4. Suivi intégré des paiements
5. Archivage et stockage des données sécurisés

Comment faire une facture soi-même ?

Modèles de factures et mise en forme

Faire une facture soi-même lorsque l’on est auto-entrepreneur, c’est la garantie de garder le contrôle sur la forme finale de la facture. Dans un logiciel de facturation, vous êtes de fait limité par les options disponibles.

Souvent, vous pouvez vous appuyer sur des modèles de facture déjà créés. Les professionnels créatifs sont friands de ces solutions. Ici, il s’agit de mettre en avant leurs compétences en graphisme à travers une mise en forme de facture originale.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture auto-entrepreneur ?

Vos coordonnées et celles de votre micro-entreprise : 

• nom suivi ou précédé de la mention “entrepreneur individuel” ou “EI” ;
• nom commercial (option) ;
• adresse professionnelle ;
• n° de téléphone et e-mail ;
• site web (option) ;
• numéro de Siret (et de TVA si vous en possédez un) ;
• numéro RCS et ville d'immatriculation (commerçant) ;
• numéro RM et département d’immatriculation (artisan).

Les coordonnées du client : 

• nom du client ;
• raison sociale (option) ;
• adresse et modes de contact (téléphone, mail, etc.) ;
• numéro de Siret (et de TVA s’il y a lieu).

Pour chaque prestation : 

• intitulé ;
• quantité ; 
• prix unitaire ; 
• total HT par ligne ;
• taux de TVA ou de remise (options).

Toute facture doit comporter un numéro et une date de facture, un montant total HT et des modalités de paiement. 

Si la TVA n’est pas appliquée, ajoutez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Si vous facturez avec la TVA, il va de soi que le montant total de TVA et le montant total TTC à payer doivent aussi être mentionnés. 

Toute assurance professionnelle obligatoire telle que la RC Pro et la garantie décennale pour les artisans sont à préciser.

Il est également conseillé d’indiquer un taux de pénalités en cas de retard de paiement.

Facture auto-entrepreneur en ligne : 10 avantages des logiciels de facturation en ligne

1. Présentation simple et claire

Les logiciels de facturation offrent une présentation claire et aérée de vos factures. Dans le secteur du bâtiment, les logiciels spécialisés sont même conçus pour que le client puisse clairement distinguer l'enchaînement des phases de travaux.

2. Des designs créatifs et variés

Vous souhaitez certainement personnaliser vos factures avec un logo d’entreprise, un code couleur couleur spécifique ou des polices variées. L’aspect personnalisable des logiciels élaborés est fait pour vous ! Avec les logiciels gratuits, des variations de design sont disponibles, mais limitées.

3. Numérotation automatique des factures 

Avec la numérotation automatique, les logiciels de facturation vous évitent bien des questions. En cas de contrôle, vous êtes assuré que vos factures se suivent et sont datées dans le pur respect des règles de comptabilité.

4. Un gain de temps considérable

Un logiciel de facturation, surtout lorsqu’il est spécialisé pour votre type d’activité, vous permet de gagner du temps sur vos factures : 

• informations pré-remplies ;
• possibilité d’ajouter des prestations par lot ;
• prix déjà renseignés, etc.

5. Ventilation de la TVA

Dans de nombreux secteurs, comme le BTP, il est d’usage de proposer des prestations avec différents taux de TVA. Dans tout logiciel de facturation payant, la ventilation de la TVA même en cas de taux différents est prévue. Si vous êtes plombier chauffagiste par exemple, vos factures peuvent donc avoir des lignes avec un taux de TVA à 10 % et d’autres à 5,5 % pour les travaux éligibles aux aides à la rénovation énergétique.

6. Envoi automatisé des factures par e-mail

Pour envoyer vos factures, avec un logiciel en ligne tout devient plus simple ! Nul besoin de revenir à votre boîte mail, vous pouvez transmettre la facture avec un message personnalisé depuis le site du logiciel.

7. Une visibilité sur l’activité de votre auto-entreprise

La plupart des logiciels de facturation en ligne affichent des tableaux de bord pour suivre l’activité de votre entreprise avec des indicateurs comme : 

• votre chiffre d’affaires en cours ;
• le nombre de factures éditées ;
• la somme des montants des factures restant à payer.

8. Déclaration du chiffre d’affaires à l’URSSAF facilitée

Chaque mois ou trimestre, un auto-entrepreneur doit déclarer son chiffre d’affaires encaissé à l’URSSAF. Avec un logiciel de facturation, vous obtenez la somme à déclarer en quelques clics. Pratique, n’est-ce pas ?

9. Un meilleur archivage et la sécurité de vos données

Sans logiciel de facturation, un auto-entrepreneur est invité à classer et conserver ses factures dans un endroit sécurisé. Avec un outil en ligne, cet aspect est géré pour vous, vos données sont sécurisées et archivées sans intervention spécifique de votre part.

10. Des modes de paiement en ligne

Avec les logiciels de facturation, les possibilités de paiement en ligne associées se généralisent. Cela comporte l’avantage notoire d’encourager vos clients à vous payer plus tôt.